Bất kỳ đơn vị nào khi tổ chức sự kiện dù lớn hay nhỏ cũng đều mong muốn đạt được thành công và gây ấn tượng với khách mời. Để làm được điều này thì quá trình chuẩn bị sự kiện là hết sức quan trọng. Vậy tổ chức sự kiện cần những gì? Trong bài viết hôm nay, Minh Đức Media sẽ bật mí cho các bạn chi tiết nhé!
Tổ chức sự kiện cần những gì để thành công? Kế hoạch để tổ chức sự kiện gồm những bước nào? Minh Đức Media sẽ giúp các bạn giải đáp thắc mắc trong bài viết dưới đây
Tổ chức sự kiện chào năm mới của công ty
Nội dung bài viết:
Tổ chức sự kiện cần những gì? Kế hoạch chuẩn bị chi tiết nhất
Xác định mục tiêu và mục đích tổ chức sự kiện
Muốn tổ chức một sự kiện thành công thì trước tiên, các bạn cần xác định được mục tiêu và mục đích tổ chức sự kiện. Điều này sẽ giúp bạn có thể sáng tạo ra những ý tưởng kịch bản sự kiện phù hợp và đạt được hiệu quả tốt nhất. Thông thường, mỗi một sự kiện khi tổ chức ra đều mang ý nghĩa cụ thể. Ví dụ như Year End Party hay Tiệc Tất Niên được tổ chức để tri ân các cán bộ, công nhân viên sau một năm dài làm việc. Còn lễ Kỷ niệm ngày thành lập công ty lại chính là sự kiện đánh dấu một cột mốc ý nghĩa trong hành trình phát triển của doanh nghiệp. Mục đích của sự kiện còn để truyền thống và quảng cáo hình ảnh của doanh nghiệp với khách hàng tốt hơn.
Đối với các sự kiện như tiệc cưới hỏi, thời gian tổ chức sẽ được lựa chọn kỹ càng
Xác định thời gian tổ chức sự kiện
Thời gian tổ chức sự kiện cũng là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của sự kiện. Với một số sự kiện mang tính chất đặc thù như khai trương, khánh thành hay khởi công thì cần xem ngày, giờ kỹ lưỡng để đảm bảo mang đến may mắn cho gia chủ sau này. Còn với các sự kiện như: lễ kỷ niệm, tiệc cuối năm, tiệc tri ân…thì nên tổ chức vào ngày nghỉ cuối tuần. Thời gian tổ chức nên để vào buổi tối từ 16h00 trở ra sẽ tạo điều kiện tham gia sự kiện tốt hơn.
Ngoài ra, việc xác định thời gian tổ chức sự kiện còn giúp cho các bạn có thể lên kế hoạch tổ chức sự kiện chu đáo hơn. Thông thường, bạn sẽ cần ít nhất 1 tháng để lên ý tưởng, chuẩn bị nội dung kịch bản chương trình chi tiết và làm công tác truyền thông cho sự kiện. Thời gian chuẩn bị càng dài càng giúp cho sự kiện được tổ chức một cách chỉn chu và hoàn hảo nhất.
Tùy theo quy mô sự kiện mà quyết định địa điểm tổ chức trong nhà hay ngoài trời
Xác định địa điểm tổ chức
Lựa chọn địa điểm tổ chức cũng là yếu tố quan trọng mà bạn cần lưu ý. Các bạn cần lưu ý những yếu tố sau đây khi lựa chọn địa điểm tổ chức:
Tính chất của sự kiện
Số lượng người tham gia
Đối tượng khách mời
Vị trí nơi tổ chức cần thuận tiện giao thông.
Các dịch vụ đi kèm ở khu vực tổ chức sự kiện: phòng nghỉ, phòng thay đồ, wc, bãi đỗ xe, khu vực trò chơi trẻ em…
Mức kinh phí thuê tổ chức sự kiện.
Sau khi cân nhắc những yếu tố sau đây, bạn hãy cân nhắc và lựa chọn các địa điểm ưng ý nhất. Minh Đức Media khuyến cáo với các bạn nên lựa chọn 2-3 địa điểm để dự trù. Nhờ đó mà các bạn có được sự lựa chọn linh hoạt hơn nếu như kế hoạch thay đổi.
Thuê đội ngũ nhân sự tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Chuẩn bị nhân sự và phân công nhiệm vụ cho từng nhóm
Một sự kiện dù nhỏ hay lớn thì cũng có rất nhiều hạng mục phải lo. Chính vì thế, các bạn cần chuẩn bị cho mình một đội ngũ nhân sự và phân chia họ theo từng nhóm phụ trách nhiệm vụ riêng biệt như sau:
Nhóm phụ trách lên ý tưởng
Nhóm này sẽ có nhiệm vụ lên ý tưởng chủ đề, concept của sự kiện, lên kịch bản chương trình, ý tưởng trang trí và thiết kế không gian tổ chức sự kiện…
Nhóm hậu cần
Những người thuộc nhóm hậu cần sẽ phụ trách các việc như: thuê địa điểm tổ chức sự kiện, thuê trang thiết bị sự kiện, thuê MC – Ca sĩ, thuê dịch vụ quay phim và chụp hình, thuê đơn vị cung cấp dịch vụ ăn uống…
Nhóm điều hành tổ chức sự kiện
Nhóm này sẽ chịu trách nhiệm chỉ đạo các công việc chung liên quan đến quá trình tổ chức sự kiện. Họ sẽ giám sát, điều phối các bộ phận khác để hoạt động tổ chức sự kiện diễn ra suôn sẻ hơn.
Các thiết bị âm thanh, ánh sáng cũng quyết định đến sự thành công của sự kiện
Thuê trang thiết bị âm thanh – ánh sáng, trang trí cho sự kiện
Âm thanh – ánh sáng là hai hạng mục rất quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện. Tùy thuộc vào ý tưởng chủ đạo và quy mô tổ chức sự kiện mà các bạn nên thuê trang thiết bị âm thanh – ánh sáng phù hợp. Ngoài ra, các bạn cũng đừng bỏ qua hạng mục các thiết bị trang trí giúp sự kiện của bạn được hoành tráng và đẹp mắt hơn. Với hạng mục này, Minh Đức Media khuyên bạn nên tìm kiếm những đơn vị cung cấp dịch vụ cho thuê trang thiết bị sự kiện trọn gói để tiết kiệm chi phí và hỗ trợ quá trình tổ chức sự kiện tốt nhất.
MC dẫn dắt chương trình chuyên nghiệp, nắm bắt kịch bản khai trương tốt
Để có được một sự kiện thành công, các bạn nên chú ý đến việc lên ý tưởng chủ đề sự kiện. Ý tưởng chủ đề sẽ là “linh hồn” của sự kiện. Nó sẽ được thể hiện qua các hạng mục như: thiết kế, trang trí không gian, các ấn phẩm truyền thông… Một ý tưởng sự kiện độc đáo và mới lạ sẽ để lại nhiều ấn tượng đối với khách mời tham gia.
Nội dung kịch bản sự kiện cần phải rõ ràng, logic và dễ nhớ để có thể khắc sâu vào tâm trí khán giả. Khi xây dựng kịch bản chương trình sẽ có 3 dạng kịch bản chi tiết cần chuẩn bị:
Kịch bản sự kiện tổng quát bao gồm timeline sự kiện và các nội dung chương trình tương ứng.
Kịch bản chi tiết cho MC dẫn chương trình.
Kịch bản cho kỹ thuật viên tổ chức sự kiện.
Tổ chức khai trương chuyên nghiệp, truyền tải thông điệp rõ ràng
Lên kế hoạch truyền thông và quảng cáo sự kiện
Truyền thông và quảng cáo cũng là hạng mục không thể thiếu quyết định sự thành công của sự kiện. Việc quảng bá sự kiện sẽ bắt đầu từ việc các bạn truyền thông về sự kiện đó trên mạng xã hội, trên website, trên phương tiện thông tin đại chúng như thế nào…Quảng bá sẽ giúp cho khách hàng quan tâm hơn đến sự kiện của bạn hơn. Ngoài ra, sau khi sự kiện được tổ chức xong đừng quên gửi lời cảm ơn và tri ân đến đối tác, khách hàng đã tham gia sự kiện nhé.
Dự phòng rủi ro khi tổ chức sự kiện
Trên thực tế, một sự kiện dù có hoàn hảo đến mấy vẫn có khả năng gặp rủi ro. Vì thế, bạn cần phải đưa ra các phương án dự phòng rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện. Có như vậy, bạn mới có thể tự tin kiểm soát được tình hình. Khi có rủi ro xảy ra, bạn sẽ xử lý được một cách nhanh chóng không gây thiệt hại cho công ty. Ngoài ra, trước ngày sự kiện diễn ra hãy tiến hành tổng duyệt và chạy thử để biết được các vấn đề gặp phải để từ đó sửa chữa kịp thời giúp hạn chế rủi ro.
Minh Đức tổ chức trọn gói khai trương phòng Gym
Thuê một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Không ít người cảm thấy rất khó khăn khi phải tự mình lên một kế hoạch cho toàn bộ sự kiện. Chính vì thế, các bạn sẽ cần sự giúp đỡ của một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Khi lựa chọn cho mình một công ty phù hợp, các bạn phải lưu ý những tiêu chí sau đây:
–Công ty phải có ý tưởng tổ chức sự kiện độc đáo, mới lạ.
–Lên kế hoạch tổ chức chi tiết và có phương án dự trù.
–Hỗ trợ thiết kế và in ấn banner, thiết kế hoặc cho thuê backdrop sự kiện, standee, thư mời, tờ rơi…
–Báo giá minh bạch rõ ràng từng hạng mục.
–Chính sách chăm sóc khách hàng tốt.
Cung cấp nhân sự khai trương, thiết bị đầy đủ
Minh Đức Media – Đơn vị chuyên tổ chức sự kiện trọn gói, chuyên nghiệp
Bạn không biết tổ chức sự kiện cần những gì, hoặc đang lo lắng tìm một đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói uy tín? Hãy tham khảo ngay dịch vụ tổ chức sự kiện của Minh Đức Media. Công ty đã có hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Chúng tôi đã tổ chức thành công hàng trăm, hàng nghìn sự kiện có quy mô khác nhau từ Nam ra Bắc. Minh Đức Media cam kết sẽ mang đến cho khách hàng những sự kiện thành công nhất.
Dưới đây là lý do vì sao khách hàng tin tưởng ký hợp đồng tổ chức sự kiện với Minh Đức Media:
–Công ty cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện đa dạng từ: cưới hỏi, khai trương, tiệc sinh nhật, lễ kỷ niệm thành lập công ty, tiệc tất tiên, gala dinner, khởi công, khánh thành, tết Trung Thu, tết Thiếu Nhi 1-6…
–Đội ngũ nhân viên sáng tạo giàu kinh nghiệm của Minh Đức Media sẽ mang đến cho khách hàng những ý tưởng kịch bản sự kiện độc đáo và ấn tượng.
–Công ty hỗ trợ khách hàng lên kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết từng hạng mục, timeline phân chia hợp lý đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ.
–Cho thuê nhân sự tổ chức sự kiện: MC, PG, lễ tân, đội múa lân sư rồng, ca sĩ, nhóm nhảy…
–Cho thuê hệ thống trang thiết bị âm thanh – ánh sáng, dụng cụ hỗ trợ tổ chức sự kiện trọn gói với mức giá ưu đãi.
–Bảng báo báo giá bóc tách chi tiết từng hạng mục, cam kết không phát sinh chi phí khi chưa có sự đồng ý của khách hàng.
Với những lợi thế tuyệt vời như trên, Minh Đức Media sẽ mang đến cho khách hàng những sự kiện đáng nhớ, ghi đậm dấu ấn của cá nhân và doanh nghiệp. Quý khách hãy liên hệ ngay tới số hotline: 0964.797.202 hoặc truy cập website: sukienminhduc.com để nhận nhân viên tư vấn miễn phí nhé!
cskh@minhducmedia.vn
1900 6868
