Dịch Vụ Tổ Chức Hội Nghị, Hội Thảo Trọn Gói Chuyên Nghiệp

Tổ chức hội nghị, hội thảo là sự kiện thường xuyên, đóng vai trò quan trọng với doanh nghiệp, tổ chức. Qua đó, tạo nên cơ hội giao lưu giữa doanh nghiệp, đối tác, nhân viên, góp phần quảng bá hình ảnh thương hiệu. Với trang thiết bị có sẵn, nhân sự chuyên nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Minh Đức Media sẽ tư vấn phương án tổ chức hội nghị hội thảo chuyên nghiệp với chi phí tối ưu nhất dành cho khách hàng.

Nhanh tay liên hệ 0985444859 để nhận ưu đãi khủng, chiết khấu lên tới 30% cho các đơn hàng dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói. Duy nhất trong tháng này. 

Backdrop checkin do Tuấn Việt thiết kế và thi công tại Đại hội cổ đông thường biên năm 2022 của Tập đoàn Văn Phú Invest

1. Các hình thức tổ chức hội nghị, hội thảo

1.1. Tổ chức hội nghị khoa học

Hội nghị khoa học là chương trình thảo luận, công bố kết quả nghiên cứu của tổ chức, cá nhân. Trong chương trình có phần trình bày của diễn giả, vậy nên bạn cần chuẩn bị thiết bị trình chiếu, âm thanh ánh sáng sự kiện thật chỉn chu.

Bàn ghế, âm thanh và hệ thống thiết bị trình chiếu là thiết bị không thể thiếu trong các hội nghị

1.2. Ra mắt sản phẩm

Đây là chương trình nhằm công bố, giới thiếu quảng bá sản phẩm hoặc thương hiệu đến với khách hàng. Một yếu tố không thể bỏ qua là phải xây dựng ý tưởng chương trình độc đáo, chiến dịch truyền thông hiệu quả góp phần lan tỏa rộng rãi sản phẩm, để lại ấn tượng với công chúng.

Tuấn Việt tổ chức Lễ ra mắt công ty và thương hiệu SPORT VIỆT tại 225 Thái Thịnh

1.3. Tri ân khách hàng

Sự kiện tri ân khách hàng là hoạt động không thể thiếu của bất cứ doanh nghiệp nào. thường được tổ chức vào cuối năm. Chương trình được tổ chức với mục đích tri ân khách hàng, đối tác đã luôn tin tưởng và đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt thời gian qua. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng sẽ đến gần hơn với khách hàng, tiếp thu những phản hồi từ khách hàng. 

Hội nghị khách hàng năm 2019 của Công ty Cổ phần máy công trình Phúc Long

1.4. Workshop

Đến với workshop, người tham dự sẽ được chia sẻ kiến thức, kỹ năng về marketing, kinh doanh,… Đồng thời chương trình sẽ có ví dụ thực tế để hình dung và tiếp cận gần hơn đến các lĩnh vực.

Tuấn Việt hân hạnh khi được đơn vị Hạnh Lâm tin tưởng giao tổ chức sự kiện cho công ty

1.5. Hội thảo du học

Hội thảo du học là chương trình giải đáp các vấn đề liên quan đến du học, chi phí, học bổng, định cư,…từ đó giúp doanh nghiệp có thể chuyển đổi bán hàng.

1.6. Hội nghị tổng kết cuối năm

Hội nghị tổng kết cuối năm là sự kiện nội bộ để tổng kết tình hình phát triển, kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong suốt năm qua. Từ đó, doanh nghiệp sẽ đúc rút kinh nghiệm và xây dựng chiến lược phát triển trong những năm tiếp theo.

Hội nghị chuyên đề triển khai nhiệm vụ năm 2022 do Tuấn Việt Media thiết kế và thi công

2. Kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo

Hội nghị, hội thảo góp phần thể hiện được “gương mặt”, sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện chỉn chu sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian và công sức mà vẫn đạt được sự thành công tốt đẹp.

Vậy kế hoạch tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo bao gồm những gì?

• Xác định mục đích chương trình sẽ giúp bạn có định hướng trong việc lên kế hoạch chi tiết, tránh lạc đề và có sự chuẩn bị kỹ càng về hình thức tổ chức, trang thiết bị hay nội dung chương trình.
• Danh sách khách mời tham dự: Đây là việc bạn cần phải lên kế hoạch sớm để có thể lên kế hoạch tổ chức đón tiếp hay sắp xếp vị trí ngồi dự cho hợp lý.
• Xác định địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo: Địa điểm tổ chức không chỉ đáp ứng được yêu cầu về quy mô, tính chất sự kiện mà còn phù hợp để lắp đặt trang thiết bị sao cho hợp lý. Đồng thời, địa điểm cũng góp phần tạo nên sự sang trọng cho sự kiện.
• Lên kịch bản chương trình chi tiết là yếu tố không thể thiếu trong bất cứ sự kiện nào. Thông thường kịch bản sự kiện sẽ bao gồm: kịch bản MC, timeline chương trình, kịch bản tọa đàm, danh sách công việc, bảng phân công nhiệm vụ cho từng nhân sự tổ chức,….
• Dự trù ngân sách giúp bạn cân đối được chi phí cho từng hạng mục, thiết bị, nhân sự. Bên cạnh đó, việc dự trù ngân sách từ ban đầu góp phần tiết kiệm một khoản chi phí marketing không nhỏ cho doanh nghiệp.

3. Công ty tổ chức hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp tại Hà Nội – Minh Đức Media

Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Minh Đức Media luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ quý khách để có một sự kiện hội nghị, hội thảo thành công nhất.

3.1. Tư vấn, lên ý tưởng tổ chức hội nghị, hội thảo, kịch bản chi tiết

Ý tưởng sáng tạo, độc đáo chính là “chìa khóa” để tạo ấn tượng, sự thu hút với những người tham dự chương trình. Hiểu được điều đó, đội ngũ biên tập của Minh Đức Media sẽ phối hợp chặt chẽ với khách hàng để tạo ra những ý tưởng độc đáo, gắn liền với mục đích chương trình, truyền tải được thông điệp tới người tham dự.

3.2. Cung cấp trang thiết bị sự kiện

Một sự kiện trở nên sơ sài nếu không có sự góp mặt của thiết bị sự kiện cần thiết. Đến với Minh Đức Media, vấn đề này sẽ không còn là nỗi lo lắng của bạn, bởi chúng tôi có sẵn và sẵn sàng tư vấn thiết bị phù hợp với ngân sách, chương trình

Bàn ghế đại biểu

Đây là nhân tố góp phần tạo nên sự sang trọng cho chương trình, giúp người tham dự có không gian thoải mái nhất trong suốt quá trình tham dự. Các mẫu bàn ghế sự kiện hay dùng trong hội nghị, hội thảo như:

•  Bàn chữ nhật IBM có kích thước 0,4m x 1,6m,  khăn trắng/đen, cùng quây màu: đỏ/vàng gold/ xanh dương/ xanh lá kết hợp cùng ghế banquet áo trắng/đen, nơ màu. Đây là mẫu bàn ghế ưa dùng trong các sự kiện có yếu tố họp bàn, trao đổi.

• Bàn Xuân Hòa có kích thước 0,8m x 1,2m kết hợp cùng ghế banquet. Đây là mẫu bàn ghế có tính ứng dụng tương tự bàn IBM – ghế banquet.

• Bàn tròn có đường kính 1m2 hoặc 1m6, khăn trải trắng/đen, quây màu đi cùng ghế banquet. Mẫu bàn này thường đường dùng trong chương trình có yếu tố tiệc.

• Ngoài ra, bạn có thể kế hợp thêm bàn cocktail để trưng bày sản phẩm của công ty, tạo điểm nổi bật cho thương hiệu của bạn.

> Xem thêm: Bảng giá cho thuê bàn ghế sự kiện mới nhất 2022

Âm thanh ánh sáng

Các thiết bị âm thanh, ánh sáng không cần phải quá lớn, chỉ cần đủ công suất và hiệu suất để phục vụ cho chương trình của Quý khách.

Gói âm thanh thường sử dụng trong tổ chức hội nghị hội thảo như: Bộ âm thanh 4 loa hoặc 6 loa, bàn mixer, micro không dây, nhân viên kỹ thuật,… phù hợp với quy mô sự kiện dưới 200 người

Với hạng mục ánh sáng, sự kiện thông thường sẽ cần tới đèn par Led, đèn COB chiếu sáng sân khấu. Nếu có các tiết mục biểu diễn văn nghệ, bạn có thể sử dụng thêm đèn beam moving hoặc đèn follow, tạo hiệu ứng cho chương trình. 

Các thiết bị trình chiếu như màn hình LED, máy chiếu, TV…

Bục sân khấu

Đây là khu vực tập trung mọi ánh nhìn của khách hàng, là nơi diễn ra mọi hoạt động như diễn thuyết, phát biểu, biểu diễn,… Chính vì vậy, sân khấu phải đảm bảo an toàn và sang trọng. Cho thuê sân khấu sự kiện tại Minh Đức Media gồm chân sắt sơn tĩnh điện, mặt ván gỗ ép sơn chống thấm, phù hợp với mọi địa điểm tổ chức. Màu thảm: Đỏ, đen, xanh lá, xanh dương, màu ghi.

Backdrop

Backdrop chụp hình sự kiện được in ấn bằng chất liệu Hiflex chất lượng cao thể hiện thông điệp sự kiện một cách rõ ràng nhất, khung sắp đi kèm đảm bảo độ chắc chắn cho backdrop.

Cabin – Tai nghe phiên dịch

Đây là thiết bị không thể thiếu nếu như trong hội nghị, hội thảo có từ 2 ngôn ngữ trở lên. 

Standee

Minh Đức Media cung cấp hai mẫu standee đang được ưa dùng hiện nay là: standee chân chữ X có kích thước 80cm x 180cm hoặc 60cm x 160cm; Standee cuốn nhôm có kích thước 80cm x 200cm. Cả 2 mẫu standee đều được in trên chất liệu Hiflex chất lượng cao, đảm bảo tiêu chuẩn, màu sắc của sản phẩm.

Thiết bị làm mát trong sự kiện

Các thiết bị làm mát cần có trong sự kiện như: quạt điều hòa, quạt công nghiệp, máy sưởi,…với công suất lớn khi thời tiết quá nóng hoặc quá lạnh.

3.3. Cung cấp nhân sự sự kiện

Nhân sự sự kiện là một trong những nhân tố quan trọng góp phần vào thành công của sự kiện. Chúng tôi tổ chức tất cả sự kiện và cung cấp đầy đủ các hạng mục về nhân sự như:

• Cung cấp MC: MC dẫn chương trình, MC hoạt náo, MC song ngữ,…
• Cung cấp PG: Lễ tân – PG sự kiện, PG ra mắt sản phẩm mới, PG tư vấn bán hàng, PG hội nghị – hội thảo, PG tiệc,…
• Cung cấp ca sĩ, nhóm nhạc: ca sĩ nổi tiếng, ca sĩ sự kiện đáp ứng nhiều dòng nhạc, nhóm nhạc Acoustic, nhóm nhạc Flamenco,…
• Cung cấp nhóm múa – nhóm nhảy chuyên nghiệp góp phần tạo điểm nhấn, sự sôi động cho sự kiện

3.4. Cung cấp tiệc Teabreak sự kiện

Minh Đức Media cung cấp tiệc Teabreak với menu đa dạng, chất lượng, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm, giúp khách hàng có thêm nhiều sự lựa chọn và hoàn toàn tin tưởng về dịch vụ của chúng tôi. Thông thường dịch vụ tiệc trà sẽ bao gồm: bánh ngọt, hoa quả theo mùa, trà, cafe, nước hoa quả, nước khoáng,…

3.5. Quản lý, giám sát sự kiện

Với kinh nghiệm thực chiến nhiều sự kiện hội nghị, hội thảo lớn nhỏ, nhân sự tại Minh Đức được rèn luyện để phát triển, giàu kinh nghiệm để đối phó với các trường hợp phát sinh bất ngờ. Từ đó mang đến sự hoàn hảo cho sự kiện của quý khách hàng. Chúng tôi cung cấp đội ngũ nhân sự gồm:

• Quản lý sự kiện: Là người lên ý tưởng, lập kế hoạch, xây dựng kịch bản và quản lý toàn bộ sự kiện.
• Giám sát sự kiện giúp khách hàng quản lý theo từng hạng mục trong sự kiện như quản lý PGs, ca sĩ; phụ trách truyền thông; quản lý kỹ thuật, điều phối tiệc,…và thực hiện những công việc theo yêu cầu của Quản lý sự kiện. 

4. Chi phí tổ chức hội nghị khách hàng

Phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô tổ chức, số lượng trang thiết bị, số lượng nhân sự, ngân sách,… Minh Đức Media sẽ tư vấn gói dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo trọn gói, phù hợp nhất với khách hàng.

Một số gói tổ chức hội nghị, hội thảo cơ bản như sau:

Bảng báo giá tổ chức sự kiện hội nghị – hội thảo:  

Nhân tháng tri ân với khách hàng, Minh Đức Media thực hiện chương trình siêu khuyến mãi lên tới 30% dành cho tất cả khách hàng sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói. 

Nhanh tay liên hệ ngay qua hotline 0985.444.859 để được tư vấn miễn phí và rinh ưu đãi tại Minh Đức Media

5. Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo tại Minh Đức Media

Quy trình tổ chức hội nghị, hội thảo tại Minh Đức Media

Quy trình chuyên nghiệp – nhanh gọn là điều khách hàng luôn hài lòng khi đến với Minh Đức Media. Chúng tôi từng bước chinh phục ngay cả những vị khách khó tính nhất.

–          Bước 1: Tiếp nhận thông tin và trao đổi sơ bộ những yêu cầu cũng như giải đáp thắc mắc của khách hàng. 

–          Bước 2: Chúng tôi hỗ trợ đo đạc, tư vấn miễn phí cho Quý khách và sẽ tư vấn về việc lên ý tưởng, nội dung cho buổi lễ khai trương. Tất cả đều hướng đến nhu cầu và mục đích của khách hàng nhưng vẫn đảm bảo sự sáng tạo, độc đáo để buổi lễ diễn ra thật ấn tượng.

–          Bước 3: Báo giá dịch vụ khai trương trọn gói phù hợp với nhu cầu cũng như mức kinh phí của khách hàng.

–          Bước 4: Hai bên tiến hành thỏa thuận và ký kết hợp đồng.

–          Bước 5: Tiến hành hoàn thiện kịch bản, bản thiết kế, kế hoạch thi công để khách hàng có thể hình dung cụ thể về diễn biến buổi lễ.

–          Bước 6: Hoàn thành công tác chuẩn bị trước buổi lễ, tổng duyệt chương trình.

–          Bước 7: Tổ chức buổi lễ, đảm bảo trong quá trình diễn ra sự kiện không để xảy ra bất kỳ sơ suất gì và kịp thời khắc phục sự cố (nếu có).

–          Bước 8: Kết thúc sự kiện. Hai bên tiến hành thực hiện thanh toán và các thủ tục thanh lý hợp đồng.

6. Hình ảnh sự kiện được tổ chức tại Minh Đức Media

7. Lý do nên lựa chọn dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo tại Minh Đức Media

Uy tín tạo nên thương hiệu

Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Minh Đức Media luôn thấu hiểu khách hàng. Từ đó, chúng tôi biết cách tư vấn các thiết bị tổ chức sao cho phù hợp, vừa hiệu quả vừa tối ưu chi phí cho khách hàng. Bên cạnh đó, qua quá trình rèn luyện, đội ngũ nhân sự trau dồi kỹ năng, kiến thức, lường trước được rủi ro, sẵn sàng xử lý tình hình phát sinh nếu có.

Trang thiết bị hiện đại

Minh Đức Media trực tiếp sở hữu số lượng thiết bị lớn, trực tiếp thi công, không qua trung gian. Chúng tôi đem đến dịch vụ với chất lượng tốt, giá tốt nhất trên thị trường.

Nhân sự phục vụ chu đáo, chuyên nghiệp

Minh Đức Media sở hữu đội ngũ nhân sự tận tâm, phục vụ đa dạng nhu cầu của khách hàng. Chúng tôi luôn tiếp nhận và xử lý đơn hàng nhanh chóng, không bao giờ để khách hàng phải chờ đợi lâu.

Kho bãi rộng lớn, phủ khắp các quận nội thành tại Hà Nội

Đây là điểm cộng của chúng tôi, giúp việc thi công, lắp đặt thiết bị sự kiện diễn ra nhanh chóng, tiếp cận thời gian cho khách hàng.

Để được báo giá hay tư vấn chi tiết về dịch vụ tổ chức khai trương trọn gói, hãy liên hệ ngay với Minh Đức Media qua hotline 098.5444.859 – 0986.44.2628.

“Sự hài lòng của khách hàng chính là mục tiêu của chúng tôi”