Quy Trình Tổ Chức Hội Thảo Khách Hàng Chuyên Nghiệp
Đối với các công ty và doanh nghiệp, việc tổ chức hội thảo khách hàng được xem là sự kiện thường niên có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Sự kiện này không chỉ thu hút được những khách hàng tiềm năng đến với doanh nghiệp. Mà còn gia tăng sự gắn bó của thương hiệu với khách hàng thân thiết. Vậy sự kiện này tổ chức như thế nào để đạt được kết quả tốt? Tham khảo bài viết dưới đây để biết quy trình tổ chức hội thảo khách hàng chuyên nghiệp và ấn tượng nhé!
Nội dung bài viết:
Chi tiết quy trình tổ chức hội thảo khách hàng
Để tổ chức hội thảo khách hàng thành công, các bạn cần nắm được các bước và quy trình thực hiện. Hãy cùng tham khảo chi tiết trong bài viết dưới đây:
quy trình tổ chức hội thảo khách hàng chuyên nghiệp
Xác định mục đích của chương trình
Đối với bất kỳ sự kiện nào việc xác định mục tiêu và mục đích tổ chức sự kiện cũng là yếu tố quan trọng cần được quan tâm đầu tiên. Đó việc xác định được mục đích chính sẽ giúp cho bạn có cơ sở để lên kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng phù hợp. Sau khi xác định mục đích hãy đề ra các mục tiêu mà bạn mong muốn sau sự kiện này có thể mang lại được cho doanh nghiệp.
Thông thường việc tổ chức hội nghị khách hàng sẽ phục vụ 3 mục đích sau đây:
Thứ nhất giúp củng cố uy tín của doanh nghiệp với khách hàng, đối tác và quảng bá thương hiệu.
Thứ hai sự kiện nhằm truyền tải các thông điệp mới về sản phẩm, chương trình khuyến mãi, ưu đãi, quà tặng của doanh nghiệp đối với khách hàng.
Thứ ba hội nghị còn giúp tăng cường quan hệ với đối tác và khách hàng. Hội nghị còn là dịp doanh nghiệp bày tỏ lòng biết ơn với các khách hàng – người bạn đồng cam cộng khổ trên thương trường.
Xác định đối tượng khách hàng tham gia
Xác định đối tượng và số lượng khách hàng tham gia
Bước quan trọng thứ hai mà các bạn cần quan tâm khi tổ chức hội nghị khách hàng đó chính là lên danh sách và xác định số lượng khách mời. Người tổ chức cần thống kê được số lượng khách mời là bao nhiêu? Chân dung khách mời như thế nào? Từ đó sẽ giúp xác định địa điểm tổ chức hội nghị và dự trù kinh phí sao cho phù hợp nhất. Sau khi chốt được danh sách khách mời thì ban tổ chức sẽ bắt đầu gửi thư mời trước từ 7 – 10 ngày.
Lựa chọn đơn vị địa điểm tổ chức hội thảo
Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức hội thảo
Việc lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức hội thảo cũng được xem là rất quan trọng. Đa phần doanh nghiệp thường chọn thời gian tổ chức hội thảo khách hàng vào ngày cuối tuần để khách hàng có thể thoải mái sắp xếp thời gian tham dự. Tiếp theo, các bạn đừng bỏ qua việc lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo. Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn những địa điểm dễ tìm có đường giao thông thuận tiện cho khách mời.
Thông thường, các trung tâm hội nghị và khách sạn 4 đến 5 sao sẽ là địa chỉ tổ chức hội thảo khách hàng phù hợp. Tuy nhiên, các bạn vẫn cần lưu ý khảo sát địa điểm tổ chức có đáp ứng được yêu cầu của sự kiện không. Bạn cần đảm bảo trang bị các thiết bị âm thanh, ánh sáng đầy đủ theo đúng chủ đề sự kiện đã đề ra từ trước.
Lên ý tưởng, xây dựng kịch bản chương trình chi tiết
Ý tưởng và kịch bản được xem là linh hồn của một sự kiện. Nên các bạn cần phải xây dựng ý tưởng kịch bản sao cho phù hợp với mục đích của buổi hội thảo. Ý tưởng cần phải mới lạ và độc đáo mới có thể thu hút được sự quan tâm của khách mời. Kịch bản thì cần rõ ràng và mạch lạc có sự phân chia công việc cần thực hiện cho từng người cụ thể. Việc lên ý tưởng và xây dựng kịch bản từ trước sẽ giúp cho sự kiện diễn ra suôn sẻ, thống nhất, mạch lạc đồng thời tạo ấn tượng tốt đẹp cho khách hàng và công chúng.
Thuê trang thiết bị hỗ trợ tổ chức hội thảo
Hạng mục trang thiết bị sự kiện cũng hết sức cần thiết trong quá trình tổ chức hội thảo khách hàng. Tùy vào, quy mô của sự kiện mà các bạn cần chuẩn bị cho mình các thiết bị sự kiện khác nhau. Dưới đây là một số các thiết bị cần thiết:
Hệ thống âm thanh phục vụ sự kiện hội thảo: bộ loa, amply, micro.
Hệ thống thiết bị ánh sáng phục vụ cho sự kiện: đèn led, đèn moving, đèn Follow, đèn Parled…
Công tác setup và chuẩn bị cho sự kiện tại địa điểm tổ chức cần được thực hiện trước ngày sự kiện diễn ra với các công việc như sau:
Sắp xếp khu vực đường dẫn ra vào sự kiện
Lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng trên sân khấu và các khu vực xung quanh.
Đặt sẵn các bảng chỉ dẫn khách mời để đi lại dễ dàng khi tham dự hội thảo.
Bố trí khu vực các khu vực: check-in và trưng bày sản phẩm của doanh nghiệp.
Trang trí không gian sự kiện theo concept đã được thiết kế
Để đảm bảo, hội nghị được diễn ra thành công và hạn chế rủi ro. Các bạn nên tổng duyệt lại chương trình, tiến hành kiểm tra và thống nhất lại về toàn bộ kịch bản.
Minh Đức Media – Đơn vị chuyên tổ chức hội thảo chuyên nghiệp và ấn tượng
Minh Đức Media là công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại khu vực phía Bắc. Công ty hiện đang cung cấp rất nhiều dịch vụ đa dạng trong đó có dịch vụ tổ chức hội thảo khách hàng cho các công ty, doanh nghiệp. Minh Đức Media cam kết sẽ mang đến cho khách hàng các sự kiện chất lượng tạo nên giá trị cao hơn mong đợi.
Khi sử dụng dịch vụ tổ chức hội thảo chuyên nghiệp của Minh Đức Media, khách hàng sẽ nhận được nhiều lợi ích như:
Hỗ trợ tư vấn và giải đáp mọi vấn đề thắc mắc về tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng.
Tư vấn lên ý tưởng kịch bản chi tiết và hướng dẫn các bước tổ chức hội nghị.
Cho thuê trang thiết bị tổ chức sự kiện trọn gói giúp khách hàng tiết kiệm chi phí.
Cung cấp đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm mang đến hiệu quả cao trong công việc.
Đặc biệt, quý khách hàng đăng ký gói dịch vụ tổ chức sự kiện hội thảo trọn gói vào dịp này còn nhận được nhiều chương trình ưu đãi như:
Ưu đãi chiết khấu 30% với những khách hàng ký hợp đồng giá trị từ 30.000.000 VNĐ.
Hỗ trợ tư vấn hoàn toàn miễn phí qua tổng đài chăm sóc khách hàng 24/24.
cskh@minhducmedia.vn
1900 6868
