Mẫu kịch bản tổ chức hội nghị chi tiết từng hạng mục

Bạn đang chuẩn bị tổ chức một buổi hội nghị nhưng chưa biết cách xây dựng kịch bản như thế nào chỉn chu và chuyên nghiệp? Hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây, Minh Đức Media với kinh nghiệm 10 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện sẽ chia sẻ mẫu kịch bản tổ chức hội nghị chi tiết nhé!

Hội nghị là sự kiện có hình thức trang trọng.

Nội dung bài viết:

Bố cục của một kịch bản tổ chức hội nghị tiêu chuẩn gồm có những gì?

Trên thực tế, kịch bản tổ chức hội nghị tiêu chuẩn không có nhiều điểm khác biệt so với các sự kiện thông thường. Dưới đây là timeline 4 đầu mục cơ bản mà các bạn cần lưu ý khi viết kịch bản:

Đón tiếp khách mời

Đón tiếp khách mời chính là khâu đầu tiên trong quá trình lên kế hoạch tổ chức sự kiện. Vì hội nghị là sự kiện mang tính chất trang trọng nên các bạn cần phải tạo được ấn tượng tốt cho khách mời.

Thời gian đón tiếp khách mời cần được ấn định trong một mốc thời gian nhất định. Trong thời gian đó phải thực hiện các hạng mục công việc như: chỉ dẫn đỗ xe, checkin, nhận hoa cài áo, chỉ dẫn chỗ ngồi…

Khai mạc chương trình

Trong kế hoạch tổ chức chương trình hội nghị, các bạn cần phải chuẩn bị từ 1-2 tiết mục văn nghệ để mở màn cho chương trình. Các tiết mục văn nghệ bao có thể là: nhảy hiện đại, múa đương đại, múa dân gian…làm cho bầu không khí trong hội trường trở nên sôi động hơn. Nhờ đó mà khách mời cũng cảm thấy hào hứng và mong chờ hội nghị diễn ra.

Nội dung chính của hội nghị

Thời lượng nội dung chính của hội nghị có thể kéo dài từ 3-5h. Với phần thảo luận này, kịch bản chương trình thường khá đơn giản, chỉ dừng lại ở mức gợi ý một số vấn đề xoay quanh chủ đề hội nghị.

Nếu có diễn gia thì phần này sẽ nói đúng vào trọng tâm điều mà khách mời quan tâm nhất. Ngoài ra, trong kịch bản cũng cần phải chuẩn bị thêm những câu gợi ý tương tác của của chuyên gia với các khách mời tham dự.

Kết thúc chương trình và tiễn khách mời

Thời gian kết thúc chương trình trong khoảng 15 – 30 phút. Trong khoảng thời gian này, ban tổ chức sự kiện hội thảo sẽ phát biểu bế mạc hội nghị và gửi lời cảm ơn sâu sắc tới khách mời đã tham dự sự kiện.

Người dẫn chương trình có thể mời chuyên gia và khách mời tham dự lên sân khấu để chụp hình lưu niệm. Lễ tân sẽ đứng ở vị trí cổng chào để tiễn khách mời ra về.

Mẫu kịch bản hội nghị chi tiết từng hạng mục

Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi xin giới thiệu mẫu kịch bản chương trình hội nghị Tổng kết cuối năm bao gồm timeline, nội dung chương trình chi tiết, nhân sự phụ trách để tham khảo:

MẪU KỊCH BẢN HỘI NGHỊ TỔNG KẾT CUỐI NĂM

Đón khách mời:

Thời gian: 30 phút

Nội dung chính:

Hướng dẫn khách mời gửi xe.
Chào đón khách mời, hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức sự kiện.
Chụp ảnh tại khu vực check in của hội nghị.
Đưa khách mời vào vị trí ngồi đã quy định.

Nhân sự phụ trách:

Bảo vệ
Lễ tân
PG
Hậu cần

Lời dẫn của MC: Kính mời các quý vị đại biểu cùng các vị khách quý nhanh chóng tiến vào hội trường, ổn định chỗ ngồi ít phút nữa thôi chương trình Hội nghị…sẽ được bắt đầu. Xin trân trọng cảm ơn!

Khai mạc sự kiện

Thời gian: 15 phút

Nội dung chính:

Văn nghệ chào mừng: Tiết mục nhảy hiện đại.
MC tuyên bố lý do hội nghị
Giới thiệu thành phần khách mời tham dự sự kiện.
Trình chiếu video giới thiệu

Nhân sự phụ trách:

MC dẫn chương trình
Đội văn nghệ
Kỹ thuật viên phụ trách chỉnh âm thanh, ánh sáng, trình chiếu video.

Lời dẫn MC: Chào mừng các quý vị đại biểu, quý vị khách quý đã đến với…

Lời đầu tiên, chúng tôi xin gửi lời cảm ơn đến quý vị đại biểu, các vị khách quý đã dành thời gian đến tham dự hội nghị khách hàng của công ty…Thay mặt cho ban tổ chức chương trình, chúng tôi xin gửi đến quý vị lời chúc sức khỏe và lời chào trân trọng nhất.

Sự hiện diện của quý vị chính là động lực to lớn cho công ty phát triển trong thời gian sắp tới. Hôm nay, đến tham dự sự kiện này tôi xin trân trọng giới thiệu:

Về phía công ty…
Về phía đối tác…

Xin toàn thể hội trường một tràng pháo tay chúc mừng khai mạc hội nghị thành công tốt đẹp!

Vinh danh cán bộ công nhân viên, tri ân đối tác, khách hàng

Thời gian: 15 phút

Nội dung chính:

MC sẽ đọc từng hạng mục và công bố danh tính từng đối tượng trên sân khấu.
MC mời đại diện của công ty lên tặng hoa, trao quà tri ân và chụp ảnh lưu niệm trên sân khấu.
Trình chiếu video về các thành tựu của công ty đã đạt được.

Nhân sự phụ trách:

PG hướng dẫn đại biểu bước lên sân khấu, đứng đúng vị trí.
PG bê hoa, quà tri ân

Lời dẫn MC:

Trong một năm vừa qua đã có biết bao thăng trầm và biến động xảy ra do ảnh hưởng của dịch COVID-19. Nhưng công ty…vẫn xuất sắc gặt hái được nhiều thành tích đáng nhớ như: … (liệt kê các thành tích đã đạt được)

Sau đây, kính mời quý vị đại biểu, các vị khách quý hướng mắt lên màn hình để theo dõi và hồi tưởng lại những dấu mốc đáng nhớ của chúng ta.

Dùng tiệc

Thời gian: 45 phút

Nội dung chính:

MC mời đại biểu và đại diện công ty lên sân khấu khai tiệc.
Trình diễn các tiết mục văn nghệ trong quá trình dùng tiệc

Nhân sự phụ trách:

MC dẫn chương trình, giới thiệu các tiết mục.
PG chuẩn bị ly và rượu vang để khai tiệc.
Nhân viên hậu cần phụ trách dọn tiệc.
BTC phối hợp tiếp khách.
Đội văn nghệ, ca sĩ, nhóm múa, nhóm nhảy…

Lời dẫn MC:

Kính mời, đại biểu…nán lại sân khấu. Tôi xin kính mời…lên sân khấu làm nghi thức khai tiệc cho buổi lễ ngày hôm nay.

Trân trọng kính mời các vị khách quý trở về chỗ ngồi và thưởng thức bàn tiệc hấp dẫn mà chúng tôi đã chuẩn bị. Xin kính mời toàn thể khán phòng đứng dậy cùng nâng ly chúc mừng cho sự kiện trang trọng ngày hôm nay!

Lưu ý: Trong quá trình dùng tiệc, MC sẽ giới thiệu lần lượt các tiết mục biểu diễn đã được sắp xếp theo kịch bản.

Bế mạc chương trình

Thời gian: 10 phút

Nội dung chính:

MC tổng kết lại toàn bộ những nội dung chính của hội nghị.
MC thông báo kết thúc chương trình, gửi lời cảm ơn và chào tạm biệt quan khách.
Hướng dẫn khách ra về.

Nhân sự phụ trách:

MC – dẫn chương trình
Lễ tân hướng dẫn khách ra về
Bảo vệ phụ trách hướng dẫn khách lấy xe, đặt xe di chuyển.

Lời dẫn MC:

Kính thưa quý vị đại biểu cùng quý vị khách quý, giai điệu của tiết mục…cũng báo hiệu chương trình đã đi đến hồi kết. Một lần nữa, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc và lời cảm ơn chân thành đối với toàn thể quý vị. Kính chúc quý vị có thật nhiều sức khỏe và thành công hơn trong sự nghiệp.

Xin kính chào và hẹn quý vị đại biểu trong sự kiện gần nhất của chúng tôi.

Minh Đức Media – Đơn vị chuyên tổ chức hội nghị chuyên nghiệp tại Hà Nội

Để có được mẫu kịch bản tổ chức hội nghị chi tiết như ở trên, các bạn nên tìm tới các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để được trợ giúp. Minh Đức Media với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện sẽ là địa chỉ uy tín cho khách hàng tham khảo. Chi phí tổ chức hội nghị của Minh Đức Media là rẻ nhưng chất lượng.

Chúng tôi cam kết sẽ mang đến cho khách hàng các mẫu kịch bản tổ chức hội nghị chi tiết từ A – Z. Ngoài ra, Minh Đức Media còn hỗ trợ khách hàng: