Kế Hoạch Tổ Chức Họp Báo Chuyên Nghiệp Cho Cá Nhân, Doanh Nghiệp

Họp báo là một trong những sự kiện mang tính chất đặc biệt quan trọng. Sự kiện này được tổ chức nhằm mục đích cung cấp thông tin cho giới báo chí về một sản phẩm mới, bộ sưu tập hay quyển sách mới…Để có thể đảm bảo tổ chức sự kiện này thành công, các bạn hãy cùng chúng tôi tham khảo kế hoạch tổ chức họp báo chi tiết dưới đây nhé!

Tổ chức họp báo chính là sự kiện giúp cho các cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức kết nối với truyền thông và công động. Hiện nay, sự kiện này vẫn còn khá lạ lẫm đối với đa số người dân Việt Nam. Bài viết dưới đây sẽ giúp cung cấp kế hoạch tổ chức họp báo chi tiết cho các bạn tham khảo và thực hành.

Họp báo là sự kiện mang tính chất quan trọng của các cá nhân và công ty.

Nội dung bài viết:

Xác định được mục đích tổ chức họp báo

Việc xác định được mục đích của tổ chức họp báo sẽ chính là cách giúp các bạn có thể lựa chọn được đúng concept cũng như thông điệp truyền thông được truyền tải qua họp báo đó. Hiện nay, các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp sử dụng họp báo với rất nhiều mục đích khác nhau. Dưới đây là một số mục đích chính như:

Họp báo ra mắt, giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ mới của doanh nghiệp.
Họp báo để thông báo với đối tác, khách hàng về những thông tin thay đổi của doanh nghiệp.
Họp báo để công bố những thông tin quan trọng liên quan trực tiếp đến doanh nghiệp.
Họp báo để xử lý khủng hoảng truyền thông, đính chính các thông tin sai sự thật.

Tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm mới.

Lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức sự kiện

Thời gian và địa điểm tổ chức họp báo cũng được xem là một trong những vấn đề cần lưu tâm và tính toán kỹ lượng. Khác với các sự kiện thông thường diễn ra vào buổi tối hoặc cuối tuần. Các sự kiện họp báo sẽ được tổ chức vào buổi sáng, ngày thường tránh ngày nghỉ và ngày Lễ, Tết. Bởi vì thời điểm này mới giúp cho các cơ quan báo chí có thể tiến hành đăng tin bài ngay trong ngày đảm bảo tính thời sự, nóng hổi của sự kiện.

Về địa điểm, các bạn lưu ý chọn nơi gần trung tâm và thuận tiện. Tùy vào mục đích và quy mô của sự kiện mà các bạn có thể lựa chọn địa điểm ở khách sạn hay trung tâm hội nghị. Một điều mà các bạn cần lưu sy đó chính là nên lựa chọn địa điểm ở gần trung tâm, thuận tiện cho quá trình di chuyển của cơ quan báo chí, phóng viên và những khách mời tham dự.

Địa điểm tổ chức họp báo thường là trung tâm hội nghị hay khách sạn.

Lên danh sách khách mời và phát đi thông cáo báo chí

Đối tượng khách mời tham dự sự kiện họp báo chính là các cơ quan thông tấn, báo chí và những người làm trong lĩnh vực truyền thông. Nên doanh nghiệp cần phải chốt được danh sách khách mời để gửi thông cáo báo chí và thư mời. Việc lên danh sách khách mời sẽ giúp cho các bạn xác định được địa điểm tổ chức cho phù hợp với số lượng người tham gia.

Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu dành cho buổi họp báo

Trong bất kỳ sự kiện họp báo nào thì hồ sơ, tài liệu cũng là thành phần hết sức quan trọng. Những tài liệu này sẽ được phát cho các phóng viên, nhà báo hay khách mời tham dự để nắm giữ được mọi tiến trình của buổi họp báo. Tài liệu cần chuẩn bị bao gồm:

Thông cáo báo chí có nội dung: thông tin về công ty và doanh nghiệp, sản phẩm, dịch vụ sắp ra mắt, thương hiệu của doanh nghiệp.
Thông tin chi tiết về các sản phẩm, tài liệu thuyết trình trong họp báo.
Kịch bản khung chương trình, kịch bản cho MC, kịch bản cho người diễn thuyết.
Slide trình chiếu và thuyết trình sản phẩm. Nếu có 1 – 2 video giới thiệu sẽ mang đến hiệu quả tốt hơn.
Bài phát bảo dành cho đại diện công ty, đơn vị tài trợ, lời cảm nhận của khách hàng.

Xây dựng nội dung và chủ đề của họp báo

Nội dung và chủ đề của chương trình họp báo sẽ là yếu tố giúp thu hút khách mời và cơ quan báo chí quan tâm đến sự kiện. Một bộ kịch bản cho chương trình họp báo sẽ bao gồm các nội dung sau đây:

Kịch bản chương trình tổng quát sẽ bao gồm các nội dung chính, thời gian và phân công nhân sự phụ trách.
Kịch bản cho MC dẫn chương trình.
Kịch bản vận hành âm thanh, ánh sáng dành cho các bộ phận liên quan để theo dõi và phối hợp vận hành trang thiết bị trong khi chạy sự kiện.

Setup trang trí địa điểm, thuê trang thiết bị âm thanh – ánh sáng

Để tổ chức được một sự kiện họp báo thành công các bạn cần thuê trang thiết bị hỗ trợ tổ chức sự kiện như: thiết bị âm thanh – ánh sáng, dụng cụ trang trí sân khấu, thiết bị thu phát tín hiệu truyền trực tiếp…Để tiết kiệm chi phí, các bạn nên tham khảo các dịch vụ cho thuê trang thiết bị trọn gói của những đơn vị chuyên nghiệp.

Sau đó, bạn cần tiến hành trang trí và setup địa điểm tổ chức buổi họp báo trước 1 – 2 ngày bạn phát hiện kịp thời các sự cố để có phương án xử lý thích hợp. Trong quá trình tổng duyệt, các bạn cần lưu ý một số vấn đề quan trọng gồm:

Kiểm tra hệ thống âm thanh, ánh sáng đã hoạt động ổn định chưa, công suất đã phù hợp chưa, ánh sáng sự kiện khi lên hình đã đạt yêu cầu hay chưa?
Kiểm tra các thiết bị trình chiếu hoạt động thế nào?
Kiểm tra sân khấu và khu vực tổ chức sự kiện đã theo chủ đề được xác định từ trước chưa.

Họp báo triển lãm Ô Tô Việt Nam lần thứ 13

Tiến hành tổ chức họp báo

Bước cuối cùng trong kế hoạch tổ chức họp báo đó chính là tiến hành tổ chức họp báo. Trước khi chương trình diễn ra khoảng 2 tiếng, các bạn cần tiến hành kiểm tra một lần nữa các hạng mục, trang thiết và nội dung trong sự kiện để đảm bảo rằng mọi thứ diễn ra đều ổn. Sau đó, buổi họp báo sẽ diễn ra theo đúng kịch bản đã xây dựng từ trước. Sau khi kết thúc họp báo, đại diện cho doanh nghiệp hãy dành thời gian cảm ơn và tặng quà cho các đơn vị báo chí và khách mời khi tham dự.

Minh Đức Media – Đơn vị tổ chức họp báo chuyên nghiệp uy tín

Để đảm bảo tổ chức được một sự kiện họp báo thành công đòi hỏi các bạn cần có kinh nghiệm và quy trình chuyên nghiệp. Vì thế hãy liên hệ với các đơn vị tổ chức sự kiện uy để được hỗ trợ. Minh Đức Media là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện hàng đầu tại Hà Nội. Công ty hiện đang cung cấp dịch vụ tổ chức hội thảo, hội nghị và họp báo chuyên nghiệp cho cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức.

Họp báo ra mắt công ty CEN Hưng Yên.

Báo Giá Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói và Bảng Giá Chi Tiết Thiết Bị Năm 2022

Minh Đức Media cam kết sẽ đồng hành của khách hàng từ khâu tư vấn lên kế hoạch, viết kịch bản đến thi công – setup sự kiện cho đến quá trình tổ chức sự kiện… Đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm của công ty sẽ hỗ trợ khách hàng tổ chức sự kiện họp báo thành công nhất.

Qúy khách hàng đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện họp báo chuyên nghiệp. Hãy liên hệ ngay số hotline của Minh Đức Media để được tư vấn và báo giá nhanh nhất nhé!

Hệ thống kho bãi của Minh Đức Media

Quận Hoàng Mai	Đường bờ sông KHU ĐÔ THỊ AO SÀO
Quận Thanh Xuân	Số 28 ngõ 93 HOÀNG VĂN THÁI
Quận Hà Đông	Ngõ 121 PHÙNG KHOANG
Quận Cầu Giấy	Sau VIỆN HUYẾT HỌC TRUNG ƯƠNG/ cạnh công viên Cầu Giấy
Quận Hai Bà Trưng	Ngõ 10 BẠCH MAI
Quận Từ Liêm	Ngõ 1 Tân Mỹ, sau SÂN VẬN ĐỘNG MỸ ĐÌNH