Kế Hoạch Tổ Chức Hội Thảo Khoa Học Mới Nhất

Bạn đang muốn có 1 kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học cho cơ quan, đơn vị mà chưa biết cách thức ra sao? Tham khảo ngay bài viết dưới đây, Minh Đức Media sẽ tư vấn cho các bạn khung kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học chi tiết và thành công nhé!

Để tổ chức một chương trình hội thảo khoa học chuyên nghiệp cần phải có sự chuẩn bị kỹ càng trong từng hạng mục. Dưới đây là khung kế hoạch tổ chức hội thảo chi tiết bao gồm các bước tổ chức hội thảo cho bạn theo dõi và thực hiện:

Nội dung bài viết:

Xác định mục đích kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học

Cũng giống như bất kỳ sự kiện nào, tổ chức hội thảo khoa học cũng dành cho nhiều mục đích khác nhau. Thông thường, các cuộc hội thảo sẽ là dịp để mọi người cùng bàn bạc, thảo luận về một đề tài hay vấn đề nào đó. Hội thảo khoa học còn là dịp để các nhà khoa học trong nước học hỏi kinh nghiệm và trau dồi kiến thức với chuyên gia nước ngoài. Nhiều hội thảo khoa học còn được các công ty lồng ghép giới thiệu sản phẩm, bán hàng cũng rất hiệu quả.

Thành phần khách mời tham dự hội thảo

Tùy vào nội dung và mục đích của tổ chức hội thảo mà thành phần khách mời tham dự khác nhau. Nếu hội thảo là chương trình được tổ chức nội bộ thì thành phần tham dự sẽ thường là các cán bộ, công nhân viên, lãnh đạo của cơ quan…Ngược lại nếu là một sự kiện mang tính chất mở thì thành phần tham dự có thể thuộc nhiều đối tượng khác nhau. Các bạn cần lưu ý, điều quan trọng nhất quyết định sự thành công của cuộc hội thảo đó chính là trình độ của khách mời hoặc diễn giả tham gia. Bạn cần phải lựa chọn thành phần khách mời thực sự uy tín và có trình độ để có thể xây dựng hội thảo thành công.

Tổ chức hội thảo khoa học điều trị suy tim

Lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức hội thảo

Muốn có kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học diễn ra suôn sẻ, các bạn cần lựa chọn thời gian tổ chức cho phù hợp. Khi lựa chọn ngày tổ chức hội thảo cần cân nhắc một số các yếu tốt sau:

Nên lựa chọn ngày tổ chức vào cuối tuần để khách mời dễ dàng sắp xếp và đến tham dự.
Theo dõi yếu tố thời tiết để lựa chọn địa điểm tổ chức cho phù hợp tránh ảnh hưởng đến chất lượng của hội thảo khi diễn ra.

Khi lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo, các bạn phải cân nhắc đến yếu tố vị trí, diện tích và không gian có đáp ứng được số lượng khách mời tham gia hội thảo hay không. Hội thảo mang tính chất trang trọng nên cần tổ chức ở những nơi như: phòng họp, hội trường, trung tâm hội nghị…

Tổ chức hội thảo khoa học điều trị suy tim CONCORDIA

Dự trù kinh phí tổ chức hội thảo

Các bạn cần phải lập một bảng dự trù kinh phí chi tiết và sát nhất với nguồn kinh phí thực tế sẽ chi. Bạn cần liệt kê chi tiết các hạng phục cần chi tiêu cho hội thảo từ hạng mục lớn đến hạng mục nhỏ để tránh bỏ sót chi phí. Việc này sẽ giúp cho đơn vị tổ chức có thể có kế hoạch chi tiêu hợp lý tránh tình trạng thiếu hụt ảnh hưởng đến tiến độ sự kiện.

Xây dựng khung nội dung chương trình

Yếu tố quan trọng nhất để tổ chức hội thảo khoa học thành công đó chính là khung nội dung chương trình. Chương trình hội thảo cơ bản sẽ bao gồm 4 phần như sau:

Chủ đề hội thảo: Chủ đề chính được đem ra thảo luận trong suốt buổi hội thảo. Những chủ đề được lựa chọn thuộc các lĩnh vực khách hàng quan tâm hay các chủ đề nóng trong xã hội.

Nội dung hội thảo: Nội dung sẽ là phần tóm tắt các vấn đề chính được nêu ra trong buổi hội thảo. Các bạn phải gạch đầu dòng một cách ngắn gọn các mục chính sẽ được thảo luận để khách mời có thể theo dõi được đầy đủ ý của sự kiện.

Kịch bản sơ bộ: Trong phần kịch bản này sẽ trình bày những hoạt động diễn ra trong khuôn khổ buổi hội thảo. Liệt kê nội dung đính kèm thời gian diễn ra để dễ dàng hơn cho việc tổ chức và thực hiện.

Kịch bản dự phòng: Các bạn cần có bản dự trù những tình huống phát sinh có thể xảy ra trong sự kiện và đưa ra phương án khắc phục tránh làm ảnh hưởng đến hiệu quả của hội thảo.

Chuẩn bị khu vực tổ chức hội thảo

Các bạn nên setup không gian tổ chức hội thảo và đảm bảo cung cấp đầy đủ trang thiết bị tổ chức sự kiện. Khi trang trí cho hội thảo cần căn cứ vào chủ đề để lựa chọn tông màu, phụ kiện cho phù hợp. Ngoài ra, các bạn nên chú ý setup thêm các dịch vụ kèm theo như teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón khách mời khi tham dự hội thảo.

Phân công công việc cho nhân sự cụ thể

Tổ chức chương trình hội thảo sẽ bao gồm nhiều hạng mục khác nhau. Nên các bạn cần lập bảng phân công nhân sự phụ trách từng đầu việc cụ thể. Dựa vào bảng phân công đó, bạn sẽ dễ dàng có thể giám sát được tiến độ các hạng mục đó và điều phối chương trình tốt hơn.

Tiến hành tổ chức hội thảo

Toàn bộ chương trình hội thảo khoa học sẽ phải được tổ chức theo timeline kế hoạch đã lên từ ban đầu. Ban tổ chức sẽ tiến hành điều phối và giám sát toàn bộ các hoạt động của sự kiện đảm bảo cho sự kiện diễn ra trơn tru và thuận lợi hơn. Trong trình tổ chức nếu có vấn đề phát sinh cần đưa ra giải pháp khắc phục kịp thời. Bạn cũng cần gửi trước nội dung chương trình để thảo luận trước với khách mời và diễn giả trước khi tham dự để họ chuẩn bị cho chương trình tốt nhất.

Kết thúc hội thảo

Sau khi hội thảo kết thúc, các bộ phận cần nhanh chóng thực hiện những công việc tiếp theo để đảm bảo tiếp đón khách mời được tốt hơn. Bộ phận lễ tân sẽ đứng chào khách ở vị trí cổng sự kiện. Đội ngũ bảo vệ hỗ trợ khách lấy xe. Sau khi khách mời ra về, bộ phận hậu cần phụ trách thu dọn toàn bộ sự kiện để bàn giao địa điểm. Hội thảo kết thúc sau 1-2 ngày, ban tổ chức cần có bản báo cáo lại toàn bộ hoạt động đã làm được và chưa làm được trong hội thảo. Từ đó bạn sẽ rút kinh nghiệm cho các chương trình tiếp theo.

Minh Đức Media – Đơn vị tổ chức hội thảo khoa học chuyên nghiệp

Nếu các bạn đang tìm một đơn vị tổ chức hội khoa học chuyên nghiệp và uy tín. Hãy liên hệ ngay với Minh Đức Media – Công ty chuyên tổ chức hội thảo trọn gói hàng đầu tại Hà Nội hiện nay. Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, công ty đã hỗ trợ khách hàng tổ chức thành công hàng trăm cuộc hội thảo với quy mô lớn, nhỏ khác nhau. Chúng tôi sẽ đưa cho bạn một kế hoạch tổ chức hội thảo khoa học chuyên nghiệp.

Khi ký hợp đồng sử dụng dịch vụ tổ chức hội thảo trọn gói của Minh Đức Media, quý khách hàng sẽ yên tâm:

Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp sẽ mang đến những kịch bản tổ chức hội nghị sáng tạo.
Cung cấp trọn gói hệ thống trang thiết bị tổ chức sự kiện, thiết bị âm thanh, ánh sáng, sân khấu hiện đại.
Tổ chức hội thảo đúng quy trình, giám sát chặt chẽ, xử lý nhanh chóng các tình huống phát sinh.
Tư vấn và hỗ trợ khách hàng tận tình 24/24h.

Ngoài dịch vụ tổ chức hội thảo khoa học, Minh Đức Media còn cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói khác như: tổ chức hội nghị, tổ chức gala dinner, tổ chức lễ khai trương, lễ khánh thành…Liên hệ ngay tới số hotline: 0964.797.202 hoặc truy cập website: sukienminhduc.com để nhận nhân viên tư vấn miễn phí nhé!

Hệ thống kho bãi của Minh Đức Media

Quận Hoàng Mai	Đường bờ sông KHU ĐÔ THỊ AO SÀO
Quận Thanh Xuân	Số 28 ngõ 93 HOÀNG VĂN THÁI
Quận Hà Đông	Ngõ 121 PHÙNG KHOANG
Quận Cầu Giấy	Sau VIỆN HUYẾT HỌC TRUNG ƯƠNG/ cạnh công viên Cầu Giấy
Quận Hai Bà Trưng	Ngõ 10 BẠCH MAI
Quận Từ Liêm	Ngõ 1 Tân Mỹ, sau SÂN VẬN ĐỘNG MỸ ĐÌNH