20+ Loại Chi Phí Tổ Chức Hội Nghị – Hội Thảo Cho Doanh Nghiệp
Chi phí tổ chức hội nghị hội thảo khách hàng bao gồm rất nhiều hạng mục lớn nhỏ khác nhau. Nên các doanh nghiệp cần phải dự trù một cách chính xác và chi tiết để tránh những sai sót không đáng có. Tham khảo ngay bài viết dưới đây của Minh Đức Media để biết các khoản dự trù chi phí tổ chức hội nghị hội thảo cho doanh nghiệp nhé!
Nếu bạn chưa có kinh nghiệm trong việc tổ chức hội nghị hội thảo cho doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm được dự trù các khoản chi phí cơ bản nhất.
Nội dung bài viết:
Chi phí tổ chức hội nghị hội thảo cơ bản cho doanh nghiệp
1. Chi phí thuê địa điểm tổ chức
Địa điểm tổ chức chính là yếu tố quan trọng đầu tiên quyết định sự thành công của buổi hội thảo. Do đó, khi các bạn vừa xác định được thời gian, số lượng người tham gia sự kiện hãy lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp. Bạn sẽ cần lựa chọn địa điểm để tổ chức, setup và trang trí không gian cho chương trình chuyên nghiệp.
Với những cuộc hội thảo, hội nghị có quy mô dưới 100 người có thể thuê các địa điểm như hội trường, phòng họp của nhà hàng, khách sạn…
Với những cuộc hội thảo, hội nghị quy mô lớn lên đến hàng nghìn người có thể tổ chức tại hội trường các trung tâm tổ chức hội nghị chuyên nghiệp hay tổ chức ngoài trời.
Tham khảo báo giá chi phí thuê địa điểm tổ chức hội nghị
Loại phòng
Giá thuê theo buổi (VNĐ)
Trang thiết bị
Hội trường 50 chỗ ngồi
1,600,000 – 1,800,000 VNĐ
Sân khấu diện tích 3-4m2
Dàn âm thanh 2 loa cỡ lớn + bộ 2 mic kèm âm ly chất lượng
Dàn âm thanh 4 loa cỡ lớn + bộ 2 mic kèm âm ly chất lượng
Máy chiếu siêu nét cùng màn chiếu 120 inch
Khung backdrop 2,1m*5m
Bàn ghế sang trọng lịch sự
Hội trường 200 chỗ ngồi
4,000,000 – 4,500,000 VNĐ
Sân khấu diện tích 14-20m2
Dàn âm thanh 4-6 loa cỡ lớn + bộ 2 mic kèm âm ly chất lượng
Máy chiếu siêu nét cùng màn chiếu 150 inch
Khung backdrop 2,2m*6m; 3,35×7,5m
Bàn ghế đại biểu sang trọng lịch sự
Hội trường 300 chỗ ngồi
5,000,000 – 6,500,000 VNĐ
Diện tích sân khấu 20m2
Dàn âm thanh 6-8 loa cỡ lớn + bộ 2 mic kèm âm ly chất lượng
Máy chiếu siêu nét cùng màn chiếu 200 inch
Khung backdrop 3,35×7,5m
Bàn ghế đại biểu sang trọng lịch sự
2. Chi phí thuê các trang thiết bị hỗ trợ tổ chức sự kiện
Bên cạnh chi phí thuê các địa điểm tổ chức sự kiện thì chi phí về máy móc và trang thiết bị hỗ trợ cũng rất quan trọng. Các trang thiết bị hỗ trợ tổ chức sự kiện có thể bao gồm: hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình, máy chiếu, các phụ kiện trang trí sân khấu…Tùy theo quy mô cũng như tính chất của hội nghị và hội thảo mà số lượng trang thiết cũng khác nhau. Để tiết kiệm chi phí và công sức, các bạn nên lựa chọn các dịch vụ cho thuê trang thiết bị sự kiện trọn gói.
Liên hệ ngay số hotline 0964.797.202 – 0974.804.805 của Minh Đức Media để được báo giá nhanh nhất!
3. Chi phí thuê nhân sự tổ chức sự kiện
Dù tổ chức to hay nhỏ thì nhân sự cũng là yếu tố đóng vai trò then chốt tạo nên sự thành công của sự kiện. Nếu như công ty của bạn không có đủ nhân sự hoặc nhân sự không có kinh nghiệm tổ chức hội nghị, hội thảo thì nên thuê các đơn vị tổ chức chuyên nghiệp. Các bạn nên lựa chọn những đơn vị có ekip làm việc giàu kinh nghiệm, phân công chức vụ và vị trí làm việc rõ ràng để kiểm soát cụ thể từng khâu trong chương trình.
Đặc biệt, bạn có thể cân nhắc thêm việc thuê các diễn giả, KOL để dẫn dắt và điều hành chương trình. Những người này sẽ giúp hỗ trợ sự thành công của cuộc hội thảo. Để giúp chương trình thành công, bạn nên cân nhắc lựa chọn những người thực sự phù hợp với chủ đề và đối tượng tham gia hội nghị, hội thảo.
4. Chi phí làm tiệc trà, tiệc buffet đứng
Trong những năm gần đây, các buổi hội nghị và hội thảo thường được tổ chức thêm tiệc trà hay tiệc buffet đứng để giúp gia tăng trải nghiệm của khách mời tốt hơn. Tiệc trà cơ bản sẽ bao gồm: hoa quả tươi, bánh ngọt, café, nước hoa quả, trà…Thức ăn và nước uống cần được lựa chọn cẩn thận đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm tốt cho sức khỏe khách mời. Tùy theo mức ngân sách tổ chức sự kiện mà doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn dịch vụ tổ chức tiệc trà menu các món có mức chi phí cho phù hợp.
Mức giá trung bình của một suất tiệc trà hội nghị sẽ khoảng: 60.000 – 250.000 VNĐ/ 1 người.
5. Chi phí quà tặng cho khách mời
Thông thường để cảm ơn khách mời đã tới tham dự sự kiện, nhiều doanh nghiệp thường chuẩn bị thêm một phần quà nhỏ. Các sản phẩm được sử dụng làm quà tặng thường là: bộ ấm chén, bút bi, sổ tay, mũ, áo mưa, ô in hình logo công ty…Những món đồ này thường có tính ứng dụng cao để mỗi khi khách hàng sử dụng còn góp phần quảng bá thêm cho công ty và doanh nghiệp. Để biết thêm chính xác chi tiết, các bạn nên tham khảo giá qua những bên cung cấp quà tặng sự kiện chuyên nghiệp để được báo giá.
Làm thế nào để tiết kiệm chi phí tổ chức được hội nghị và hội thảo?
Để tiết kiệm được chi phí tổ chức hội nghị và hội thảo bên cạnh việc lập bảng dự trù kinh phí, các bạn nên lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm sẽ hỗ trợ tư vấn cho khách hàng cách tổ chức hội nghị, hội thảo tốt nhất.
Công ty tổ chức sự kiện Minh Đức Media với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện sẽ hỗ trợ khách hàng tổ chức các chương trình hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp và tiết kiệm nhất. Khi sử dụng các dịch vụ tổ chức của công ty, khách hàng sẽ nhận được sự hài lòng cũng như ấn tượng sâu sắc nhất.
Quý khách hàng đang có nhu cầu tổ chức hội nghị vậy thì đừng bỏ qua dịch vụ tổ chức hội nghị của Minh Đức Media nhé! Quý khách chỉ cần nhấc máy gọi ngay đến hotline 0964.797.202, chúng tôi sẽ hỗ trợ tư vấn miễn phí!
cskh@minhducmedia.vn
1900 6868
