Checklist các chi phí tổ chức sự kiện cơ bản mà doanh nghiệp cần biết
Muốn tổ chức một sự kiện thành công phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố từ địa điểm, thời gian, ý tưởng, kịch bản…Và một trong những yếu tố quan trọng không thể thiếu đó chính là chi phí. Nhằm giúp khách hàng có thể dự trù kinh phí cho sự kiện một các đầy đủ và chính xác nhất. Trong bài viết hôm nay, Minh Đức Media sẽ chia sẻ checklist các chi phí tổ chức sự kiện cơ bản cần biết để tham khảo nhé!
Nội dung bài viết:
Dự trù các chi phí tổ chức sự kiện cơ bản
Để có thể tính toán được chính xác chi phí tổ chức sự kiện một cách đầy đủ, các cá nhân và tổ chức cần phải dự trù các chi phí sẽ phát sinh trước, trong và sau khi sự kiện diễn ra. Dưới đây là checklist các chi phí cần thiết để tham khảo:
Chi phí cho địa điểm tổ chức sự kiện
Địa điểm tổ chức sự kiện là một trong những yếu tố hàng đầu được quan tâm. Người ta phân chia ra làm 2 loại địa điểm đó là:
Địa điểm tổ chức sự kiện có sẵn như trong sân trường, hội trường, sảnh tòa nhà, sảnh công ty, văn phòng làm việc…Những địa điểm này mặc dù không mất tiền thuê nhưng sẽ mất tiền thuê trang trí cho sự kiện đẹp hơn.
Địa điểm tổ chức sự kiện phải thuê bao gồm: phòng hội nghị, phòng họp, các sân khấu ngoài trời…
Chi phí thuê địa điểm sẽ bao gồm:
Chi phí đặt cọc địa điểm tổ chức.
Chi phí bảo hiểm (nếu có).
Chi phí thuê bãi giữ xe (nếu cần)
Chi phí thuê trang thiết bị tổ chức sự kiện
Trang thiết bị sự kiện chính là những công cụ hỗ trợ cho người tổ chức sự kiện có thể hiện thực hóa được những ý tưởng của mình. Hạng mục này sẽ bao gồm 2 chi phí thuê thiết bị cơ bản cho các bạn tham khảo:
Chi phí thuê trang thiết bị âm thanh, ánh sáng
Thiết bị âm thanh, ánh sáng sẽ giúp cho sân khấu sự kiện trở nên độc đáo và ấn tượng hơn với các khách mời tham dự. Hiện nay để tiết kiệm chi phí các đơn vị tổ chức sự kiện thường cung cấp các gói dịch vụ trọn gói thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng cho khách hàng tham khảo.
Chi phí thuê màn hình LED
Màn hình LED sẽ giúp các bạn tạo được hiệu ứng độc đáo cho sự kiện trong các buổi lễ như: lễ khai trương, Tết Trung Thu, Noel hay tiệc tất niên…Mức giá thuê màn hình LED sẽ phụ thuộc vào kích thước cũng như chủng loại.
Chi phí thuê trang thiết bị trang trí sân khấu và khu vực đãi tiệc
Chi phí thuê sân khấu
Các loại hình sân khấu thường thấy trong quá trình tổ chức sự kiện là: sân khấu truyền thống, sân khấu lắp ghép và sân khấu thiết kế 3D. Tùy thuộc vào nhu cầu tổ chức sự kiện mà các bạn sẽ thuê loại sân khấu cho phù hợp nhất.
Các khoản chi phí này bao gồm những thiết bị và dụng cụ cần thiết hỗ trợ quá trình tổ chức sự kiện như: bàn ghế đại biểu, cho thuê bàn tròn đãi tiệc, điều hòa, quạt công nghiệp, dụng cụ setup sân khấu, khu vực đãi tiệc…
Chi phí thuê nhân sự tổ chức sự kiện
Trên thực tế, một sự kiện muốn tổ chức được thành công cần có sự tham gia của rất nhiều bộ phận khác nhau. Ví dụ như: MC – dẫn chương trình, đội ngũ quản lý giám sát sự kiện, đội ngũ hậu cần tổ chức, đội ngũ bảo vệ, lễ tân…Để tiết kiệm chi phí này, doanh nghiệp có thể tận dụng nhân sự của mình để đảm nhiệm từng vị trí. Tuy nhiên, nếu nhân sự không chuyên nghiệp có thể ảnh hưởng đến chất lượng chương trình. Các bạn nên tham khảo chi phí thuê nhân sự tổ chức sự kiện từ các đơn vị chuyên nghiệp sẽ tốt hơn.
Chi phí cho các tiết mục giải trí
Với một số chương trình lớn có yêu cầu các tiết mục ca múa nhạc thì cần thuê thêm: nhóm nhảy, nhóm múa, ca sĩ hay ảo thuật gia… Để có một tiết mục giải trí, bạn cần chú ý đến chi phí làm nhạc, tiền công cho người biểu diễn, chi phí di chuyển… Khi tính toán chi phí này cần căn cứ vào mức chi của ban tổ chức mà dự trù cho phù hợp.
Chi phí làm tiệc đãi khách tham dự sự kiện
Những sự kiện như tiệc tất niên, tiệc tri ân hay gala dinner sẽ thường có chương trình ăn uống đi kèm. Dự trù kinh phí cho hạng mục này bao gồm: chi phí cho mâm tiệc đãi khách, chi phí đồ uống, chi phí người phục vụ, chi phí giao đồ ăn, thức uống…Do đó, các bạn cần căn cứ vào số lượng khách mời tham dự để đặt tiệc.
Ngoài các chi phí cố định trên đây, các bạn phải dự trù cho các chi phí phát sinh bất ngờ trong quá trình tổ chức sự kiện. Chi phí phát sinh sẽ để dành cho các tình huống khẩn cấp và không có một con số cụ thể nào chính xác cho từng sự kiện. Tuy nhiên, các nhà tổ chức chuyên nghiệp gợi ý rằng chi phí này sẽ chiếm 5 – 10% tổng ngân sách chi cho sự kiện.
Dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói với chi phí ưu đãi của Minh Đức Media
Như vậy để tổ chức ra một sự kiện sẽ cần rất nhiều các chi phí khác nhau. Và để có thể tự tính toán và cân đối chi phí cho từng hạng mục là điều rất khó khăn. Nếu bạn không có kinh nghiệm hãy liên hệ với các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để được trợ giúp. Minh Đức Media là một trong những đơn vị uy tín cho các bạn tham khảo.
Công ty hiện đang cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trọn gói với chi phí cực kỳ ưu đãi. Khi ký hợp đồng tổ chức sự kiện của Minh Đức, quý khách hàng sẽ nhận được những lợi ích sau đây:
Đội ngũ nhân sự có trình độ cao, giàu kinh nghiệm sẽ hỗ trợ khách hàng đưa ra những ý tưởng và kịch bản sự kiện mới lạ.
Cung cấp nhân sự được đào tạo bài bản giúp khách hàng tổ chức sự kiện suôn sẻ hơn.
Lên kế hoạch tổ chức sự kiện trọn gói và chi tiết cho khách hàng từ việc lên ý tưởng nội dung, lập kế hoạch truyền thông quảng cáo, thiết kế sân khấu…
Cung cấp trọn gói trang thiết bị âm thanh và ánh sáng hiện đại với mức giá ưu đãi hấp dẫn.
Hỗ trợ thi công, lắp đặt và trang trí khu vực tổ chức sự kiện.
Cung cấp các tiết mục giải trí trong sự kiện: ca sĩ, nhóm nhảy, nhóm múa, đội lân sư rồng…
Hỗ trợ khách hàng giám sát quá trình tổ chức và điều phối các hoạt động để sự kiện diễn ra thành công.
Cam kết sự kiện sẽ diễn ra đúng thời gian và địa điểm đã thỏa thuận trong hợp đồng.
Đặc biệt, doanh nghiệp ký hợp đồng tổ chức sự kiện trọn gói của Minh Đức Media trong thời gian này còn được nhận những ưu đãi hấp dẫn như sau:
Ưu đãi chiết khấu 30% với những khách hàng ký hợp đồng giá trị từ 30.000.000 VNĐ.
Hỗ trợ tư vấn hoàn toàn miễn phí qua tổng đài chăm sóc khách hàng 24/24.
Có cơ hội được xuất hiện trong bài viết sự kiện trên trang chủ của website: sukienminhduc.com
cskh@minhducmedia.vn
1900 6868
